Formación:  ¿gasto o inversión?

 Es la pregunta más recurrente en el entorno empresarial cuando se aborda la formación y el aprendizaje corporativos. La respuesta sólo es válida si somos capaces de medir su impacto real.

 

 

Podemos darle muchas vueltas al tema y encontrar argumentos de todo tipo para defender las posiciones, pero técnicamente sólo hay una respuesta válida: para considerar algo como inversión, y por tanto no sólo como gasto, tiene que ofrecer visión con respecto del retorno esperado.

Si no se plantea cuál es el retorno esperado, o éste no es medible de ninguna forma, la inversión no sería tal, sino simplemente gasto. A lo mejor sería un gasto necesario, se puede argumentar al respecto, pero al fin y al cabo sería un gasto.

Seguramente estaremos de acuerdo en que uno de los condicionantes de los departamentos y unidades de cualquier empresa u organización es tener que gestionar un presupuesto y gastar tal presupuesto, o mejor dicho, invertirlo. Todos hemos oído más veces aquello de “me han recortado el  presupuesto” que no lo contrario. A lo mejor estadísticamente esto no es así, pero el ser humano tiende más a quejarse que a estar satisfecho con lo que tiene.

La verdad es que las veces que oigo a departamentos de formación con frases del tipo “me han aumentado tanto el presupuesto este año” suele coincidir con un discurso de negocio, asociado al impacto que la formación tiene en dicha compañía, y nosólo a indicadores intrínsecos de formación. ¿Será coincidencia? O –estamos de acuerdo– no lo es.

Por tanto, asumiendo que el departamento de Gestión de Personas o Capital Humano –no me gusta utilizar el término Recursos Humanos– y por ende el de Formación que se integra en el mismo desearían disponer del máximo capital o presupuesto para llevar a cabo acciones de formación y aprendizaje, no les queda otra a estos departamentos que enfocarse en elimpacto en el negocio (retorno) de dichas inversiones

en formación. Adaptando el conocido acrónimo anglosajón ROI (return on investment) a nuestras actividades, deberíamos utilizar el ROTI o el ROLI

(return on training/learning investment). Pongámonos por tanto manos a la obra para conseguir dichos objetivos. Vamos primero a entender cuáles son las estrategias y objetivos del negocio, parece básico dicho así, pero.no siempre se tiene suficientemente en cuenta.

Veamos cómo las personas han de contribuir a dichos objetivos y qué necesitan para ello:

• Estrategias u objetivos de negocio donde debemosenfocarnos.

• Análisis del punto de partida (situación competencial de los equipos, conocimientos, etc.):

– A través de las múltiples opciones al respecto (evaluación del desempeño, valoración de perfiles profesionales y assessment centers).

– Identificación de los KPI (indicadores con impactoridades empresariales del departamento de RR. HH. en el negocio para poder medir posteriormente su evolución).

• Definir las acciones formativas adecuadas:

– Áreas de conocimiento, estructura y metodología (blended, presencial, online, on-the-job-training…)

– Sistema interno de push y/o pull (marcamos la pauta de asignación de formación o facilitamos el acceso a recursos formativos).

• Medición del impacto:

– Análisis de dichos KPI y evolución debido al impacto de las acciones realizadas.

Todo esto, tan básico y resumido, no es nuevo conceptualmente. Es como las ideas de negocio:

muchísimas personas tienen la idea del negocio del millón de dólares, pero muy pocas las llevan a cabo. Es decir, saber lo que deberíamos hacer no implica que sepamos cómo hacerlo o que lo estemos haciendo de forma constante y recurrente.

Bien, asumamos que lo hacemos, ¿cómo medimos los resultados de las acciones realizadas? Los profesionales de formación conocen los modelos

clásicos de Kirkpatrick-Phillips y sus 4+1 niveles para medir el impacto de las acciones formativas.  ¿Nos quedamos en los cuestionarios de satisfacción que, como su nombre indica, están claramente sesgados al alza especialmente en las acciones de formación presencial? (Nivel 1). A lo mejor incorporamos algún tipo de examen o evaluación al final de las acciones formativas (nivel 2) que nos “garantiza” el nivel de conocimiento alcanzado. Es posible, pero ya no tan habitual, que midamos el nivel 3 a través de observaciones y evaluación del impacto (cambio de comportamiento) del trabajador formado en su puesto de trabajo un cierto tiempo posterior a la acción formativa. Y donde ya se encuentran menos en el nivel de evaluación del desempeño y de ROI de dicha inversión (niveles 4 y 5).

 

¿Por qué no se alcanzan dichos niveles de seguimiento del impacto real de la formación en el desempeño y en

un retorno tangible?

Recordando que se debe empezar con la asociación de cualquier actividad formativa a objetivos concretos y medibles desde un inicio, es posible que, además, un problema adicional importante sea la no disponibilidad de herramientas eficientes para ello.

Existen soluciones como la plataforma de gestión integral de la formación de SucccessFactors, que permite una analítica potente de los resultados. De forma integrada, cualquier acción formativa puede  automáticamente generar actividades asociadas hasta el nivel 3, automatizando por ejemplo la generación de cuestionarios de evaluación para que el mánager o supervisor del trabajador formado pueda evaluar los cambios. Ofrece   adicionalmente unas potentes herramientas analíticas para facilitar la interpretación de todas las métricas de aprendizaje.

Y si a esta potente herramienta de analytics ya incorporada en el LMS (Learning Management System) de SuccessFactors se le añade el módulo completo de workforce analytics es cuando pueden incorporarse datos de fuentes externas, como por ejemplo CRM, otras aplicaciones empresariales, finanzas, etc. que aporten información de indicadores que puedan ser cruzados con los datos de aprendizaje y poder disponer de un potente análisis del impacto de la formación, o la no formación, en dichos indicadores. Estamos al fin, consiguiendo considerar la formación como una inversión, al ser capaces de medir y analizar su impacto real.

 

Tolo Vinnent

Senior Product Sales Manager, Cloud Learning

Solutions | Southern Europe

tolo.vinent@sap.com